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加强企业法务管理工作的几点思考

作者:宁晓东 文章来源:中国水运杂志 日期:2017年10月11日

市场经济是法治经济。企业的活动及行为,无论自觉还是被动,都必须遵循和受制于市场的规则,都离不开相关法律法规的调整和制约。下面笔者就长江航道工程局有限责任公司(筹)如何适应转制改企的需要,做好企业法务管理工作谈谈自己的浅见。

1 法务合同管理是企业管理的一个重要方面

中国的企业法务管理,是伴随着中国经济向市场化方向转型,在建立和完善现代企业制度的过程中发展起来的,目前已成为了企业经营管理的重要组成部分,也成为了衡量一个企业现代企业制度建设成熟程度的重要的标志和尺度。在竞争激烈的市场环境中,企业的法务管理为企业正常运行提供法律支持和保障,作用非常重要。具体表现在三个方面:对上,是企业领导层和决策层的法律参谋;横向,为平行各职能部门提供法律咨询和法律支持;对下,协调、管理公司各项法律事务。

目前,长江航道工程局有限责任公司(筹)正处在转制改企的关键时期,由于长期的事业单位管理模式,法务管理基础较差、工作相对薄弱,与闯市场、规避法律风险,适应激烈市场竞争的要求差距较大。建立和完善法务工作机构,配齐、配强法务工作人员,完善法务工作机制,并在此基础上对企业的法律事务实施全面的管理,为企业的全部活动提供法律保障和法律支持,对于保障企业经营活动的顺畅、有效,提高企业的竞争力,避免企业生产经营中可能遇到的法律风险,促进企业的健康发展具有重要的意义。

2 国际国内的先进经验值得我们学习借鉴

2.1 国外的情况

法务管理源于美国企业,是在高度市场竞争中逐步产生的。从美孚石油公司成立全球第一个公司法律部算起,美国企业法务管理已经有逾百年的历史,到21世纪初,美国企业里从事公司律师的人数已经超过25万人。德国企业普遍重视法务部门的作用,如德国在上世纪70年代末,已经有1万名左右公司律师,占到德国总律师人数的1/3,公司律师在企业的地位很高。

2.2 国内相关成熟企业的情况

在国内,中交集团下属一航局、二航局、四航局等在市场竞争中展翅高飞的企业,也建立了较为完备的法务工作体系。比如:二航局配备了总法律顾问,全面履行《国有企业法律顾问管理暂行办法》规定的七项职责,统筹领导全公司的法律事务工作;设立了法务管理部,归口管理全公司法务工作;出台《法律事务管理办法》、《合同管理办法》、《诉讼案件管理办法》,完善法务管理制度体系。二航局在规模较大的分子公司推行总法律顾问制度,目前已在10家分子公司(事业部)配备了总法律顾问或副总法律顾问,在主力施工公司设立了独立的法律事务工作机构,由此构建起以总法律顾问制度为核心的公司法律工作体系。

二航局的法务工作部门积极参加重大合同的谈判、起草和审核工作,防范合同法律风险;对公司重大经营、管理决策提供法律意见,进行法律论证;参与公司有关投融资、债权清收等管理工作,承办公司涉诉案件,保障了企业的依法经营、依法管理,促进了企业的健康发展。

3 长江航道工程局有限责任公司(筹)法务工作存在的不足

由于长期的事企不分、双重身份体制的影响,长江航道工程局有限责任公司(筹)及所属单位法务工作比较薄弱,法务工作机构和队伍建设相对滞后,不能适应市场经济、依法经营大环境的要求;部分经营管理人员法律意识淡漠,法律素质不高,依法经营、依法管理的能力有所欠缺,引发不少法律纠纷甚至廉政问题;法务工作基础比较差,工作经验的积累、法治文化的积淀有所欠缺,具体表现在以下几个方面:

一是法务工作机构尚不够健全,有资质的法务工作人员短缺,法务工作力量明显不足。二是法务工作主要精力投入在了挽救职能上,没能较好的深入到合同谈判和合同履行过程之中以规避和预防法律风险,围绕单位重大经营管理决策提供法律意见也有所欠缺,法务工作预防功能的发挥明显不足;法制宣传教育功能的发挥也不够充分。三是法务管理、合同管理的制度规范有待完善,现有的制度规范执行也不够严格、到位,合同和单位相关管理制度的法律审查常常被忽略;个别单位“三重一大”审查程序流于形式。四是前些年不具有独立法人资格的项目部、二级单位和部门以自己的名义对外签订经济合同的情况不少,形成一定的风险隐患;分包工程大都通过三家询价等方式在长期合作伙伴中选定分包商,选择程序不符合内控要求。五是有的单位对诉讼案件和外聘法律顾问(律师)疏于管理,对处理案件的工作方向、工作重点缺乏研判把控,对外聘法律顾问(律师)在诉讼中的工作情况缺乏有效掌控和监督,对其工作绩效缺乏检查和评价考核,当“甩手掌柜”;经济纠纷案败诉率较高,一些不应有的经济损失也没能避免。总的来说,我们的法务工作比较粗放,远未实现功能最大化,离企业依法经营、依法管理的需要还有相当大的距离,法务工作还有较大的提升空间。

4 立足转制改企,大力加强公司法务管理工作

当前,长江航道工程局有限责任公司(筹)的法务工作要按照《中共中央办公厅、国务院办公厅关于推行法律顾问制度和公职律师公司律师制度的意见》和国资委《国有企业法律顾问管理暂行办法》的要求,立足规范管理,加强法务工作机构和队伍建设,进一步履行好工作职责,为企业的发展壮大保驾护航。

4.1 深入推进依法决策依法管理

法务工作要按照预防为主的要求,把推进依法决策和依法经营管理、避免发生法律纠纷放在首位,积极介入企业经营管理的诸多环节。

(1)积极为企业重大决策和经营管理提供法律意见。当前,首先要为公司的组建提供法律意见,配合制定好公司组建方案、公司章程、董事会议事规则等;为依法办理工商变更登记等重大活动提供法律意见,为公司组建和改制转企工作保驾护航。同时,要围绕公司重大经营管理决策事项提供法律意见、建议,或进行法律论证,切实推进依法决策依法管理。

(2)做好合同签订工作。一是要适度集中合同签订权。一般合同的谈判、决策应主要集中到各转制单位层面,大额施工、投融资等重大合同的谈判、决策权应集中到长江航道工程局有限公司(筹)。二是严格授权管理,限制项目部的合同签订权。三是做好风险排查和合同条款拟定工作。在投标和合同洽谈前期,注重招标方和合同相对方资质、资信调查,尤其是要重视招标项目资金来源调查,从源头控制风险;做好起草、审查合同和有关法律文书工作,确保我方总包与分包合同的权责约定保持对称、平衡。

(3)加强合同管理。一是努力做好合同的实质性审查工作。通过查询国家工商局相关信息系统,审核潜在合作相对方的经济实力、经营状况;通过查询最高人民法院官网被执行人名单公布与查询系统,审核潜在合作相对方涉讼情况和诚信记录,排除与“失信被执行人”合作。二是加强合同的全过程控制。要推广使用公司统一的合同范本,建立公司和子公司两级合同审查制度;严格合同恰谈、审查、审批、签订、履行、变更和解除、终止等各环节的管理,发挥财务支付环节的把关作用;实行合同定期评估制度。三是重点做好分包合同管理。严格执行分包项目招标程序,加强分包合同实施过程法律风险的防控;加强分包支付监管,落实“不超付,不垫付”的要求。四是规范项目部管理人员的行为。严格禁止项目部人员随意在分包商的材料供应单、劳务确认等资料上签认,随意在确认或变更工程量、提供担保和有关结算文书上签字或者盖章。五是做好合同档案资料的搜集保存工作。要将合同履行过程中形成的往来材料及时整理归档,为处理经济纠纷提供有力的证据支撑。

(4)完善法务管理制度。要按照现代企业运行的要求,结合本单位法务管理中存在的突出问题,完善合同管理、诉讼案件管理、法律风险考核管理、法律事务管理等方面的制度规范。按照适度集中管理的原则,重点完善分包合同管理办法等分包管理的制度规范,规范分包合同的签订和管理工作;重点完善项目经理部重要事项集体决策制度,将项目部权限范围内的合同签订等事项纳入集体决策的范畴进行管理,不断推进法务管理工作的制度化、系统化、规范化。

4.2 做好经济纠纷的处理工作

要主要依靠本单位法律顾问(公司律师)处理诉讼、仲裁案件。重大复杂案件需要聘请社会律师办案的,应同时委托一名本单位法律顾问(公司律师)与外聘律师共同办案、出庭应诉,本单位法律顾问(公司律师)要发扬主人翁精神,及时分析把控案件走向,把控好案件处理的工作方向和工作重点,充分发挥自己在调查取证方面的优势,同时注意发挥外聘律师的作用。

要合理运用调解、诉讼、仲裁等多种方式,积极处理经济纠纷。一是灵活约定仲裁,充分发挥仲裁专业性、灵活性、保密性、快捷性、经济性、独立性以及一裁终局的特点,减少成本,缩短时间,提高效率,减少诉讼带来的麻烦。二是适当采纳公证,发挥公证书证据效力高,司法机关和仲裁机关一般无须审查就可以直接作为认定事实的根据的特点,维护我方的合法权益。三是灵活选取处理经济纠纷的代理方式,可打包一并代理,也可分拆部分代理,通过灵活处理,有效节约费用、降低成本。

4.3 强化法制宣传教育工作

普法宣传教育要以公司各级管理层为重点,通过企业合规文化建设,法制宣传教育,进一步在经营管理人员中树立依法经营、依法管理、“不越红线、守住底线”的风险防范理念;使公司经营管理层牢固树立“守法诚信是企业第一生命,违法经营是企业最大风险”的经营理念。以提高证据意识、法律意识、风险意识和实际操作能力为重点,努力提高项目部工作人员在日常工作中收集、整理和留存相关工作资料,保留相关证据的能力。

要改进法制宣传教育的方式方法,结合生产经营管理实际,通过举办中层干部、项目经理、物资财务管理人员培训班,邀请专家学者、律师、资深法官走进企业,开展生动的案例教学,互动的疑问解析,提高经营管理人员的法律意识、法治思维和依法解决实际问题的能力。要通过组织学习本公司典型案件汇编、施工企业风险防范操作手册等,利用公司内部网站、RTX和QQ网络交流工具等媒介开展灵活多样的法治宣传、解答基层管理人员法律困惑。

4.4 加强法务机构和队伍建设

长江航道工程局有限责任公司(筹)及各所属单位要以贯彻落实中共中央十八届四中全会精神和《中共中央办公厅、国务院办公厅关于推行法律顾问制度和公职律师公司律师制度的意见》为契机,按照《国有企业法律顾问管理暂行办法》的要求和工作需要,设立法务工作机构,并配备一定数量的专职法务工作人员,配备公司自己的法律顾问和公司律师;要确保各个基层单位均有1~2名兼职法务工作人员;在工程项目部要普遍配备兼职法务工作人员,承担包括合同管理在内的各项法务工作,加强法务工作队伍建设。从中长期来看,应创造条件,设立总法律顾问,逐步建立起以总法律顾问制度为核心的公司法务工作体系。要加强外聘法律顾问(律师)的管理,严格开展对外聘法律顾问(律师)工作情况的考核评价;要引进竞争机制,通过遴选的方式确定下一年度的外聘法律顾问(律师)。

加强法务人才队伍建设。抓好法务工作人员的培养和引进工作;鼓励经营管理人员学习法律法规知识,积极参加法律职业资格考试,成为既懂工程经营管理、又熟悉相应法律知识的复合型人才。要加强公司法务工作人员的在岗培训,使他们既掌握全面的法律知识,还熟悉企业经营管理,强化他们的服务意识和协作精神、奉献精神,鼓励他们为推动公司的依法经营依法管理建功立业。

(作者系长江航道工程局有限责任公司筹备组领导成员)

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